Organiza��o garante a festa dos “sonhos”

Uma formatura é um sonho. E não é simples de realizar. Envolve desde serviços gerais, como salão, banda, decoração, iluminação, montadores, buffet, até a programação em si, convites, placa, culto, colação de grau e baile. ?Tem turmas que promovem um megaevento. Fizemos um baile de uma turma de Medicina para 2.500 pessoas. Quem vai pensar em segurança, em acomodação, no atendimento das pessoas? Quase tudo é terceirizado por conta da organização do evento. Quem está contratando tem que saber com que fornecedores a empresa trabalha, qual a experiência que tem com esse tipo de evento, buscar referências, definir para quantas pessoas será o buffet, que tipo de decoração vai usar. Quanto mais essas questões forem discriminadas, menor o risco?, diz Simone Benchimol. Uma outra recomendação é que o contratante faça uma consulta ao Procon para saber se existe reclamação contra a empresa que está sendo contratada e procure conhecer a sede, verificar se tem estrutura para o porte do evento. ?Tem muita gente no ramo que não sabe sequer fazer um planejamento, não paga impostos e contrata serviços só avaliando o preço, sem observar a qualidade. É bom desconfiar quando o preço está muito abaixo do mercado, porque a realização de um evento desse não sai barato. Tem turmas que se preparam juntando dinheiro por dois anos?. Ela observa ainda que uma empresa séria não pode realizar um evento como se fosse o único. ?Ela trabalha uma formatura pensando em conquistar mais 10, 20, e por isso tenta se superar em cada uma, pensando no seu próprio nome. Por isso a empresa não pode se dar ao luxo de errar.? A Biomédica recém-formada Lilian Kathyane treme só de pensar no que seria se o sonho de formatura da turma, preparado com o sacrifício de todos, terminasse no pesadelo de um golpe. ?Seria um desespero?, define ela. Kathyane integrou a comissão de formatura, que preparou a festa durante um ano e meio. O primeiro passo foi contratar uma empresa de eventos. Para isso tomaram o cuidado de buscar referências de experiências anteriores. Com os custos em mãos, trataram de abrir uma poupança onde cada formando depositava uma certa quantia todos os meses. Deu tudo certo. ?Só pagamos adiantado os serviços que precisavam do dinheiro para serem viabilizados, como decoração, buffet, adiantamento para a reserva de salão. O contrato com a empresa de eventos quitamos no dia seguinte à formatura, após o serviço prestado?, diz ela.